DavinoSoft xây dựng website, booking flow, garage/workshop management, technician workflow, inventory, vehicle history, CRM, customer approval, dashboard, mobile app và automation cho garage, detailing, coating, equipment rental và technical service. Mục tiêu là giúp dữ liệu từ lễ tân, advisor, kỹ thuật viên, kho phụ tùng và khách hàng đi chung một luồng thay vì rơi rạc giữa giấy ghi tay, Excel, Zalo và trí nhớ nhân sự.
Job status cần được cập nhật theo từng công đoạn để lễ tân, advisor, kỹ thuật viên và quản lý cùng nhìn một trạng thái.
Khi kho xuất bằng miệng hoặc ghi sổ tay, chủ xưởng rất khó biết chi phí thật, tồn kho thật và lợi nhuận thật theo từng dịch vụ.
Mỗi dịch vụ có thời lượng, bay, kỹ thuật viên và vật tư khác nhau. Nếu booking không hiểu capacity, rất dễ trùng slot hoặc dồn việc.
Với onsite service hoặc equipment service, dữ liệu nghiệm thu không nên nằm rải rác trong Zalo cá nhân.
Garage sửa chữa, car spa, detailing, motorcycle service, equipment rental và field service đều cần booking, khách hàng và báo cáo. Nhưng workflow thật, KPI thật, rủi ro thật và cách nhân viên sử dụng lại rất khác nhau.
Phù hợp với xưởng sửa chữa cần kiểm soát từ tiếp nhận xe, inspection, báo giá, sửa chữa, phụ tùng, test, thanh toán đến chăm sóc lại.
Không chỉ cần đẹp và nhiều ảnh before-after. Car spa cần quản lý slot, package, membership, warranty, reminder và lifecycle chăm sóc xe.
Mô hình xe máy có volume cao, ticket nhỏ, turnaround nhanh. Hệ thống cần tối ưu tốc độ, phụ tùng nhiều SKU và lịch sử bảo dưỡng.
Cho thuê thiết bị cần biết tài sản đang ở đâu, ai giữ, hợp đồng nào, ngày trả, trạng thái hỏng, lịch maintenance và rủi ro overdue.
Đội kỹ thuật hiện trường cần dispatch, check-in, checklist, ảnh nghiệm thu, chữ ký khách, báo cáo vật tư và trạng thái xử lý theo thời gian thực.
Khi có nhiều chi nhánh, điểm yếu không còn là “thiếu phần mềm” mà là thiếu một nguồn dữ liệu chung. Mỗi chi nhánh báo cáo một kiểu, mỗi kho ghi một file, mỗi advisor dùng một quy trình. DavinoSoft có thể xây dashboard và permission theo chi nhánh để chủ doanh nghiệp nhìn được toàn hệ thống nhưng từng bộ phận chỉ thấy đúng phần cần dùng.
DavinoSoft có thể thiết kế workflow theo đúng cách xưởng đang chạy: từ booking, tiếp nhận, inspection, estimate, approval, parts, repair, QC, payment, warranty đến reminder. Không ép doanh nghiệp vào một ERP cứng nhắc; ưu tiên luồng dễ dùng trước, rồi mới mở rộng dashboard, automation và app.
Gom lịch hẹn từ website, form, hotline, Facebook, Zalo hoặc walk-in. Mỗi booking có nguồn lead, loại xe, dịch vụ quan tâm, thời gian dự kiến và người phụ trách.
Tạo hồ sơ xe theo biển số/VIN/số điện thoại. Lưu lịch sử sửa chữa, phụ tùng, bảo hành, ghi chú kỹ thuật, hình ảnh trước-sau và các lần bảo dưỡng.
Kỹ thuật viên dùng checklist, ảnh/video, ghi nhận lỗi. Advisor tạo estimate để khách duyệt, tránh phát sinh chi phí không rõ ràng hoặc tranh cãi khi bàn giao.
Job được chia hạng mục, phân kỹ thuật viên, bay, thời lượng dự kiến và deadline. Supervisor nhìn được ai đang overload, job nào đang chờ phụ tùng, xe nào bị trễ.
Phụ tùng xuất theo job, có supplier, giá vốn, số lượng, cảnh báo low-stock. Chủ xưởng nhìn được gross margin theo dịch vụ thay vì chỉ nhìn doanh thu tổng.
Trước khi bàn giao có QC checklist, hình ảnh hoàn thiện, khoản thanh toán, hóa đơn, bảo hành và ghi chú hẹn lần sau. Dữ liệu không bị mất sau khi xe rời xưởng.
Sau dịch vụ, hệ thống tự nhắc thay dầu, bảo dưỡng, coating maintenance, hết bảo hành, membership renewal hoặc follow-up khách chưa quay lại.
Không nhất thiết phải làm tất cả ngay từ đầu. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách hợp lý là chọn module tạo ROI nhanh nhất trước: booking, workflow, inventory, CRM hoặc dashboard.
Quản lý lịch hẹn theo dịch vụ, bay, kỹ thuật viên, thời lượng và trạng thái xác nhận.
Bảng trạng thái realtime cho từng xe/job, giúp advisor, kỹ thuật viên và quản lý nhìn cùng một dữ liệu.
Mỗi khách và mỗi xe có hồ sơ riêng, lịch sử riêng, nhắc chăm sóc riêng.
Kiểm soát phụ tùng và vật tư theo nhập, xuất, job, supplier, giá vốn và tồn kho thực tế.
Không quản lý kỹ thuật viên bằng cảm tính. Hệ thống có thể tracking workload, job completed, redo, time spent và chất lượng xử lý.
Chuẩn hóa kiểm tra xe bằng checklist, ảnh, video, severity, recommendation và báo giá đề xuất.
Quản lý khoản thu, công nợ, hóa đơn, bảo hành phụ tùng/dịch vụ và chính sách hậu mãi.
Cho đội kỹ thuật onsite: nhận job, check-in, checklist, ảnh nghiệm thu, chữ ký khách và báo cáo vật tư.
Dashboard cho chủ doanh nghiệp không chỉ hiển thị doanh thu, mà cần cho thấy vấn đề vận hành: xe tồn, job trễ, bay idle, phụ tùng thiếu, khách lâu chưa quay lại, service margin thấp, technician redo cao. Automation có thể nhắc lịch, nhắc bảo dưỡng, nhắc thanh toán, cảnh báo overdue, phân loại lead nóng/lạnh. AI assistant nên triển khai thực tế: chatbot booking, tóm tắt service note, tra cứu lịch sử xe, gợi ý follow-up, không overclaim các tính năng AI quá xa khi dữ liệu chưa đủ.
Trong automotive và technical services, mỗi vai trò có ngữ cảnh làm việc khác nhau. Advisor cần trả lời khách nhanh. Kỹ thuật viên cần thao tác nhanh. Kho cần chính xác. Chủ doanh nghiệp cần dashboard có thể ra quyết định.
Với garage, workshop hoặc đội kỹ thuật hiện trường, điều quan trọng không chỉ là có phần mềm, mà là hệ thống phải phù hợp với cách đội ngũ đang làm việc. Quy trình tiếp nhận xe, inspection, phụ tùng, sửa chữa, nghiệm thu và chăm sóc khách cần được chuẩn hóa dần, tránh gây gián đoạn hoặc tạo thêm áp lực nhập liệu cho nhân sự.
Thay vì cố thay đổi toàn bộ quy trình trong một lần, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các workflow tạo tác động trực tiếp tới vận hành và trải nghiệm khách hàng. Khi dữ liệu đã rõ hơn và team đã quen với workflow mới, việc mở rộng sang dashboard, automation, multi-branch hoặc mobile workflow sẽ hiệu quả và ít rủi ro hơn nhiều.
Phân tích luồng hiện tại: booking, tiếp nhận, sửa chữa, kho, thanh toán, chăm sóc lại, báo cáo.
Xây module tạo giá trị sớm: job board, booking, vehicle history, inventory hoặc field service app.
Thêm KPI, cảnh báo, nhắc lịch, nhắc bảo dưỡng, báo cáo tồn kho, báo cáo doanh thu và service margin.
Mở rộng nhiều chi nhánh, tích hợp payment, accounting, CRM, Zalo/email, supplier hoặc hệ thống website hiện có.
Nếu pain lớn nhất là booking trùng, hãy bắt đầu từ scheduling. Nếu thất thoát phụ tùng, bắt đầu từ inventory. Nếu khách hỏi xe tới đâu quá nhiều, bắt đầu từ job board và customer update. Nếu đội kỹ thuật hiện trường rối, bắt đầu từ mobile field service app.